تاریخ‌ گذاری صحیح در قراردادها

در دنیای قراردادها و تعاملات تجاری، تاریخ یکی از جوانب بسیار حیاتی و اساسی است که ممکن است با بی احتیاطی نادیده گرفته شده، اما تأثیرعمیقی بر روی پیامدهای حقوقی و مالی داشته باشد. تاریخ قرارداد، نقطهای است که تعهدات و تبادلات بین طرفین رسماً شروع میشود و تعیین دقیق آن از اهمیت بسزایی برخوردار است. تاریخ قرارداد مانند دستگاه، زمانی که قلب یک معامله میشود، میتواند اختلافات را حل یا حتی آنها را ایجاد کند.

به طور معمول، در خط اول قراردادها تاریخی ذکر میشود. تاریخ گذاری دقیق و صحیح یکی از مهمترین بخشهای تنظیم قراردادها به شمار میرود. تاریخهای مشخص شده در قرارداد بیانگر زمان بندی اجرای تعهدات طرفین، آغاز و پایان دوره قرارداد و سایر جزئیات زمانی مرتبط با قرارداد هستند. عدم توجه به تاریخ گذاری صحیح میتواند منجر به بروز اختلافات عمده ای بین طرفین شده، میتواند باعث شود حقوق و تعهدات طرفین به درستی اعمال نشود. بنابراین توصیه میشود. از این رو، وکلا و متخصصان قراردادها همواره تأکید میکنند که تاریخ گذاری باید با دقت کامل و بر اساس توافق طرفین انجام شود تا از بروز هرگونه ابهام در آینده جلوگیری به عمل آید.

هر گونه اشتباه در زمینه تاریخ گذاری میتواند عواقب جدی داشته باشد، که در ادامه، به برخی از این عواقب و تأثیرات تاریخ گذاری اشتباه در قراردادها اشاره میکنم:

• تغییر در موعد انجام تعهدات: تاریخ گذاری اشتباه میتواند به تغییر در موعد انجام تعهدات طرفین منجر شود. این میتواند به تأخیر در اجرای قرارداد و ایجاد نارضایتی در طرفین منجر شود.

• تغییر در شرایط مالی: اشتباه در تاریخ گذاری میتواند به تغییر در شرایط مالی قرارداد منجر شود. این ممکن است باعث افزایش هزینه ها یا کاهش سودآوری برای یک یا هر دو طرف شود.

• ابطال قرارداد: اگر تاریخ اشتباهی در قرارداد گنجانده شود و این تاریخ به نحوی موجب تضادهای جدی در مفاد قرارداد شود، ممکن است طرفین ناچار به ابطال قرارداد شوند.

• تغییر در قوانین و مقررات: تاریخ گذاری اشتباه ممکن است موجب نقض قوانین و مقررات محلی یا بینالمللی شود، که به تأخیر در اجرای قرارداد و پیگیریهای قانونی منجر میشود.

• اثرات مالی: اشتباه در تاریخگذاری ممکن است به هزینههای اضافی برای تصحیح قرارداد، اختلافات حقوقی، یا از دست دادن فرصتهای تجاری منجر شود.

• نقض اعتبار: تاریخگذاری اشتباه میتواند به نقض اعتبار و اعتماد میان طرفین منجر شده، که ممکن است به زیانهای مالی و اقتصادی بزرگی منجر شود.

قدم نخست، امضای برخی اسناد و تعیین زمان هایی برای تنظیم قرارداد است. در این مرحله، پیشنویس یا draft قرارداد را بررسی کرده و بر طبق آنچه در مذاکره توافق شده، مواردی به آن اضافه و یا از آن کاسته خواهد شد و در نهایت یک “I.D” تعیین میگردد، که همان “Initial Date” یا «زمان ابتدایی» است، که طرفین با توافق آن را مشخص میکنند.

این زمان ابتدایی جهت بررسی اسناد اولیه قرارداد است، که مهمترین آنها همان طور که گفته شد پیشنویس قرارداد است؛ یعنی ابتدا طرفین با یکدیگر در مورد سوابق قراردادی خود گفت و گو کرده، اسناد قراردادی را در اختیار یکدیگر قرار میدهند، این همان زمان ابتدایی یا تاریخ اولیه است که در آن پیشنویس قرارداد مورد بررسی قرارد میگیرد، که البته به هیچ عنوان جنبه الزام آور برای طرفین قرارداد نخواهد داشت.

سپس “S.D” یا “Signing Date” تعیین میگردد که همان «تاریخ امضا» قرارداد است. یعنی مذاکرات به طور موفقیت آمیز پیش رفته و طرفین تصمیم به امضای قرارداد میگیرند. همان طور که در بخش تنظیم قراردادهای داخلی گفته شد، ممکن است قرارداد از لحظه امضا لازم الاجرا نشده و برای آن زمان هایی مشخص گردد؛ برای مثال، ممکن است توافق شود که زمان شروع قرارداد، تاریخ دیگری بوده و نفوذ قرارداد نیز از تاریخ دیگری آغاز شده و یا شروع قرارداد مشروط به انجام کارهای خاصی تعیین گردد. بنابراین، signing date تنها روز امضا قرارداد است و لزوماً به این معنی نیست که قرارداد از آن تاریخ “efficient” یعنی مؤثر میشود و از لحاظ حقوقی نافذ است.

هنگام امضا قرارداد، طرفین “E.D” را نیز مشخص میکنند، که “Efficient Date” یا تاریخی است که قرارداد از آن زمان نفوذ پیدا میکند. البته ممکن است طرفین برای نفوذ قرارداد تاریخی تعیین نکنند و آن را منوط به انجام کار خاصی نمایند. این گونه تعیین کنند که هر زمان طرف دیگر اسناد مالی، اسناد پرداخت و اسناد بانکی خود را در اختیار طرف اول بگذارد، قرارداد از آن تاریخ نافذ میگردد و یا در فرضی دیگر، ممکن است طرفین توافق کنند که تاریخ نفوذ قراردادشان منوط به تحویل سندی تحت عنوان “establishment of payment” یا ادله پرداخت، توسط طرف دیگر قرارداد باشد، که در واقع اسنادی است دال بر پرداخت و نشان دهنده توان پرداختی طرف مقابل است و یک طرف شرط میکند که تاریخ نفوذ قرارداد زمانی باشد که طرف دیگر گواهی پرداخت خود را در اختیار آن طرف قرارداده و اثبات نماید که در حساب بانکی خود مبلغ مورد نظر قرارداد موجود بوده و یا میزان طلبکاری و مبالغی که قرار است به حساب طرف دیگر واریز گردد و توان پرداختی آن را مشخص سازد.

گاهی پس از اینکه قرارداد نافذ گردید، طرفین با توافق یکدیگر “C.D” را مشخص میکنند، که «تاریخ شروع» قرارداد یا “Commencement Date” است. بر فرض مثال، در قراردادی که خدماتی است، طرفین تاریخی را تعیین میکنند که از آن زمان انجام خدمات آغاز گردد که البته، لزوماً تاریخ امضا قرارداد، دال بر نفوذ قرارداد از آن تاریخ نبوده و یا ممکن است قراردادی هیچ یک از این تاریخ ها را نداشته و همان تاریخ امضا آن، تاریخ شروع و نفوذ آن نیز تلقی گردد.

در تاریخ گذاری قرارداد دقت کنید؛ اگر قرارداد دارای یک صفحه کاور یا جلد باشد، احتمالاً حاوی تاریخ است و در بسیاری از موارد پاورقیهای قرارداد نیز شامل یک تاریخ هستند. علاوه بر این، اغلب محل امضا طرفین قرارداد نیز حاوی تاریخ بوده (که البته توصیه نمیشود) و بسیاری از امضا کنندگان (علیرغم اینکه فضایی برای آن اختصاص داده نشده است) ممکن است تاریخی را کنار امضای خود بنویسند. اطمینان حاصل کنید که حداقل تاریخهای چاپ شده همگی یکسان باشند؛ اما بهتر است از ایجاد هرگونه ابهام در مراحل بعدی خودداری کرده و تاریخ اجرایی را فقط یک بار در همان ابتدای قرارداد وارد کنید.

هرگونه اختلافاتی در تاریخ گذاری، اغلب به دلیل مسائل لجستیکی رخ میدهند. به عنوان مثال، اگر تاریخ انجام معامله یک یا دو روز از تاریخ برنامه ریزی شده عقب بیفتد، طرفین ممکن است ترجیح دهند که تاریخ تک تک اسناد معامله را تغییر ندهند و یا هنگامی که یکی از طرفین، قرارداد را در یک روز معین امضا کرده و سپس با پیک برای طرف دیگر ارسال کرده تا امضا کند، تاریخ در بند مقدماتی ممکن است روزی باشد که طرف اول آن را امضا کرده یا ممکن است طبق توافق تاریخ دیگری در نظر گرفته شود.

چند نکته درباره ارجاع به تاریخ در قراردادها

بهترین راه برای استفاده از تاریخ در قراردادها این است که ماه را به حروف و رقم روز را با عدد نوشته، همچنین، هنگام اشاره به سالها از چهار رقم استفاده کنید.

مثلا: ۱۵ مارس ۱۹۲۸

هرگز تاریخ را بر اساس هیچ یک از ساختارهای زیر ننویسید:

·       روز پانزدهم مارس ۱۹۲۸

·      پانزدهم مارس هزار و نهصد و بیست و هشت

·      ۱۵ هم  مارس ۱۹۲۸

·      مارس ،۱۵هم، ۱۹۲۸

همچنین دقت کنید برای اعداد یک رقمی هنگام ذکر تاریخ، از گذاشتن صفر خودداری کرده و فقط همان عدد تک رقمی را بنویسید.

تنها در موارد استثنایی، در پاورقیها، سربرگها یا ستونهای کوچکی که فضا کوچکی برای آنها در نظر گرفته شده است، میتوان ماه را به صورت عدد نوشت. به غیر از اتحادیه اروپا و بسیاری از کشورهای دیگر، در ایالات متحده رایج تر است که  ۱۵ مارس، ۱۹۲۸ بنویسند و سال را با گذاشتن یک کاما جدا کنند و در سیستم استاندارد بینالمللی تاریخ گذاری، تاریخ به صورت ۱۹۲۸-۰۳-۱۵ نوشته شده و در این روش مرسوم است عدد صفر حذف نگردد.

در مجموع، تاریخ گذاری صحیح، یکی از عوامل مهم در اعتبار قراردادها است و باید به آن توجه کافی مبذول شود.تاریخ گذاری در قراردادها، اصولاً ابتدای واقعی تعهدات و تعاملات حقوقی است. تنظیم درست تاریخ در قراردادها میتواند از ابتدا تا اجرای موثر آن، به تعهدات و تبادلات طرفین شفافیت و ایمنی بیشتری بخشوده و از ورود به اختلافات حقوقی پیشگیری کند. این امر، اهمیت مدیریت دقیق زمان و تاریخ گذاری صحیح را در تجارت و قراردادهای حقوقی تأکید میکند. به همین دلیل، در هر مرحله از تدوین، امضا، و اجرای یک قرارداد، توجه به جزئیات تاریخ گذاری ضروری است تا ابهامات و اختلافات آینده کاهش یافته و کلیه طرفین به راحتی از زمان اعمال حقوق و تعهدات خود آگاه باشند.

منبع : صفحه لینکدین آیدا فداخواه