در هر قراردادی، تعریف دقیق و شفاف نام و مشخصات طرفین قرارداد از اهمیت بسزایی برخوردار است. زیرا مشخص کردن دقیق نام، نشانی و سایر مشخصات طرفین قرارداد، امکان شناسایی آنها را برای اجرای تعهدات قراردادی فراهم میکند. تعیین دقیق مشخصات طرفین، مانع از بروز اشتباه و سوءتفاهم در خصوص هویت آنها شده، در صورت بروز اختلاف در اجرای قرارداد، مشخصات روشن طرفین به مراجع قضایی در شناسایی آنها و رسیدگی به اختلاف کمک کرده، همچنین مسئولیتهای قانونی طرفین قرارداد را مشخص میکند. بنابراین، توصیه میشود در هر قراردادی، نام کامل، نشانی، شماره ملی و سایر مشخصات طرفین به طور دقیق و روشن مشخص شود تا از بروز مشکلات احتمالی جلوگیری شود.
هر قرارداد طرفینی دارد که آنها را در صفحه اول مشخص میکند (یا حاوی ارجاع به مشخصات طرفین در جدولی است که در صفحه اول مشخص میشود.). در قراردادهای به سبک اروپایی، طرفین به ترتیب شماره گذاری و مشخص میشوند؛ اما در قراردادهای به سبک آمریکایی، در ابتدای قرارداد و از طریق یک جمله واحد، نام هر طرف تعیین میشود.
به عنوان مثال:
بخشهای مربوط به مشخصات طرفین قرارداد باید شامل اطلاعاتی باشد که لازم است بر اساس قوانین مرتبط با مسائل حقوقی در هر کشور نوشته شود و بدیهی است که این امر با نام کامل و قانونی (Legal Name) طرف شروع میشود.
نام طرفین باید با حروف پررنگ نوشته شود و ممکن است در زبان انگلیسی آن به حروف بزرگ بنویسند. در صورتی که یک شرکت نام خود را تغییر داده یا تصمیم دارد نام خود را تغییر دهد، اضافه کردن نام قبلی یا نام آینده مفید خواهد بود.
اشخاص حقیقی
اگر یک طرف قرارداد شخص حقیقی باشد، نام کامل او را استفاده کنید و در نظر بگیرید که شماره ملی، تاریخ و مکان تولد او را نیز درج کنید. معمولاً افراد بر اساس نام خانوادگی خود بدون عنوان و بدون آقای، خانم و … تعریف میشوند، به جز در نامه های قراردادی که معمولاً عنوان شخص در آنها درج میشود.
اشخاص حقوقی
شرکت ها عادی ترین شکل شخصیت و نهاد حقوقی هستند، که میتوان آن را به شکل company ، corporation و یا firm نوشت.
برای اشاره به یک طرف در قرارداد، یا از ارجاع کاربردی مانند فروشنده، موجر، مرهون، ضامن و … استفاده کنید، یا از نام کوتاه طرف مانند Werbung ، Shell، Philips، Sony و… استفاده کنید.
از تکرار متناوب این که نام هر یک از طرفین به چه صورت تعریف شده، خودداری کنید و تنها یک بار نوشتن عبارت «از این پس خریدار یا Werbung نامیده میشود…» نام طرف را تعریف کنید و به تجربه ثابت شده که استفاده از نام طرفین بسیار بهتر از نوشتن آن به صورت ارجاعی است و در واقع، استفاه از ارجاعاتی مانند خریدار، فروشنده و … معمولاً منجر به این تلقی میشود که از قرارداد از منابع دیگری کپی و درج شده و تنظیم کننده به تغییر آن به نام طرفین اهمیتی نداده است.
دقت کنید که هنگام استفاده از ارجاعات کاربردی در قراردادهای سبک انگلیسی the را حذف کنید، یعنی از customer به جای the Customer استفاده کنید؛ در هر حال، در استفاده یا عدم استفاده از آن به طور یکسان در تمام قرارداد اطمینان حاصل کنید.
شرکت های سهامی عام و خاص و همچنین با مسئولیت محدود، نمونه هایی رایج هستند و در ماده طرفین قرارداد باید نوع شرکت معلوم گردد. مثلاً زمانی که گفته میشود، که یکی از طرفین private joint stock است؛ stock به معنی سهم است و تفاوت آن با share در این است که، stock در شرکت های سهامی مبلغ ورقه ای داشته و در واقع، ارزش آن همان مبلغی است که روی ورقه سهم نوشته شده است، نه ارزش واقعی آن. بنابراین، مشخص است که شرکت ذکر شده، سهامی خاص بوده و اگر به جای private نوشته میشد public، معنی شرکت سهامی عام داشت. اما شرکتی که سهم در آن share است، ارزش ورقه ای سهم، ارزش اصلی آن نبوده و در واقع، ارزش آن واقعی است و در نتیجه، با تغییرات نرخ تورم، ارزش آن بالا یا پایین میرود، اما در شرکت های سهامی عام و خاص، این نرخ ثابت بوده و ارزش سهمی که مثلا ۱۰۰ تومان بوده، همواره ۱۰۰ تومان باقی میماند و شرکتی که سهم در آن به صورت share است، شرکت با مسئولیت محدود یا limited liability company بوده که به اختصار “L.L.C” و یا “L.T.D” نامیده میشوند.
شرکت ها همچنین، ممکن به صورت تضامنی وpartnership باشند. منتهی، دقت کنید که partnership شرکت مدنی است و به طور کلی، شراکت به معنی شراکت مدنی است و در صورتی که شراکت تجاری و شخصیت حقوقی مد نظر باشد، باید آن را در حوزه corporation، fair آورد و general partnership به معنی تضامنی بودن شرکت است. ممکن است شرکتی هم نسبی و هم تعاونی، یعنی co-operative society بوده و یا مختلط سهامی یا همان joint stock partnership باشد.
هر طرف را با نامی که در اسناد تأسیس آن آمده و تحت آن ثبت شده است، مشخص کنید، از جمله شکل حقوقی آن نهاد (مثلاً B.V. ، GmbH ، SA، SpA، Inc. ، (Ltd و حوزه قضایی و قانونی که تحت آن ثبت شده است. اگرچه این مورد اجباری نیست، اما اکثر تنظیم کنندگان قراردادها ترجیح میدهند که شکل حقوقی نهاد حقوقی را به زبان اصلی آن (که به صورت حروف نوشته میشود) به اضافه ترجمه آن در زبان قرارداد، مشخص کرده یا بدون ترجمه از آن استفاده کنند.
بسیاری از تنظیم کنندگان قراردادها همچنین شماره ثبت یا کد ملی را نیز در قرارداد ثبت میکنند (در بسیاری از حوزه های قضایی، این دو شماره متفاوت هستند). بیان کردن این که شرکت «به نحو مقتضی ثبت شده است…» لزومی ندارد، زیرا یا تأسیس شدن یا نشدن آن در بسیاری از کشورها مسئله ای نیست و اگر یک شخصیت حقوقی هنوز تأسیس نشده باشد، کشورهای اتحادیه اروپا نهاد حقوقی در کنار شکل پیش بینی شده آن نهاد، از عبارت «در حال تأسیس» استفاده کرده و در چنین مواردی، قانون کشور عضو (بطور رسمی یا موثر) این نهاد در حال تأسیس را به عنوان یکpartnership در نظر میگیرد.
نکته بسیار مهم این است، که پس از ذکر نوع شرکت، مشخص شود که قرارداد با شعبه اصلی و یا شعب فرعی یک شرکت منعقد میگردد. اگر انعقاد قرارداد با خود شرکت اصلی باشد، نام و نوع شرکت را آورده و اگر قرارداد با یکی از شعب شرکت در حال انعقاد باشد، نام و نوع شرکت آورده شده و در ادامه، the branch of corporation ذکر میگردد و در همان ابتدای قرارداد، این امر که قرارداد با شعبه اصلی و یا یکی از شعب فرعی یک شرکت است، باید مشخص گردد.
نمایندگی
گاهی اوقات طرفین تمایل دارند که اظهاراتی مانند «توسط مدیر عامل معتبر و قانونی خود اقدام به انعقاد قرارداد میکند ….» را اضافه کنند تا مشخصاً تأکید شود که طرف به صورت معتبر سازماندهی شده و به طور معتبر موجود است. اضافه کردن چنین اظهاراتی در قرارداد ضروری نیست. این مسائل به اندازه کافی تحت قوانین معتبر و قابل اجرا در مورد نحوه نمایندگی یک شرکت بررسی شده و همچنین، اینکه اگر این امر صورت نگیرد چه اتفاقی میافتد، در قوانین اکثر کشورها و حتی در خود قراردادها پیشبینی میشود.
آدرس رسمی ثبت شده
بخش طرفین قرارداد باید حاوی اطلاعاتی باشد که برای تشخیص محل دفتر ثبت شرکت یا نشانی هر طرف (یا در صورت افراد، محل زندگی یا محل سکونت آنها) ضروری است. اگر این اطلاعات فقط با توجه به نام یک شهر یا کشور قابل پیگیری باشد، همین اطلاعات کافی خواهد بود. توجه داشته باشید که معیارهایی که باید برآورده شوند، معیارهایی هستند که بر اساس قوانین مرتبط با روند آیین دادرسی یا اجرایی (یا در موارد بین المللی، معیارهای یک معاهده یا کنوانسیون مربوط به ارسال اسناد قضایی در خارج از کشور) باید برآورده شوند.
بنابراین، مشخص میشود که تعیین دقیق نام و مشخصات طرفین در هر قرارداد، از اهمیت بسزایی برخوردار است. تعریف شفاف و روشن نام و مشخصات شخص حقیقی یا حقوقی طرفین، مانع از بروز ابهام و سوءتفاهم شده و در صورت بروز اختلاف، امکان پیگیری حقوقی و قضایی را فراهم میکند. همچنین مسئولیتهای طرفین را مشخص کرده و برای اجرای صحیح تعهدات مندرج در قرارداد ضروری است. بنابراین توصیه میشود همواره برای تنظیم قراردادها، مشخصات کامل حقیقی و حقوقی طرفین با دقت تمام تعیین و ثبت گردد.
نویسنده : آیدا فدا خواه
در صورت تمایل به دریافت خدمات حقوقی حرفهای، میتوانید با ما تماس گرفته و جهت مشاوره حقوقی از ما وقت بگیرید.
